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Ein Ablauf erledigt ein festes Anliegen, zum Beispiel „Wartung buchen“ oder „Adresse ändern“. Die KI erkennt das Anliegen und liest die Angaben aus der Nachricht aus. Prüfen und Ausführen laufen danach nach festen Regeln, ohne dass die KI dabei frei entscheidet. Alles andere beantwortet dein Agent wie bisher. Abläufe gelten heute für Anfragen per E-Mail. Du findest sie im Agenten im Reiter „Abläufe“. Ein Agent kann bis zu zehn Abläufe haben.

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Einen Ablauf anlegen

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Erkennen

Wann der Ablauf greift. Du beschreibst das Anliegen in einem Satz und gibst Beispielsätze, dann erkennt die KI es. Alternativ oder zusätzlich legst du Bedingungen fest: Kanal, Betreff, ob die Person als Kunde bekannt ist, oder ihre Sprache. Passen mehrere Abläufe, gilt der erste in der Liste.
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Angaben

Was der Ablauf braucht. Je Angabe wählst du, woher der Wert kommt:
  • Aus der Nachricht: die KI liest ihn aus, nur wenn die Person ihn ausdrücklich nennt
  • Aus dem Kundenstamm: Kundennummer, E-Mail, Telefon, Adresse, aktiver Vertrag oder nächster Termin
  • Aus dem Kontakt: Name, E-Mail, Telefon oder Firma
  • Fester Wert oder Vom Team
Dazu Art (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein, E-Mail, Telefon), ob sie Pflicht ist und ob dein Team sie sieht, nur lesen kann oder nicht sieht.
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Prüfen

Was stimmen muss, bevor etwas passiert: Pflichtangaben vollständig, Legitimation erfüllt, Kunde im Kundenstamm gefunden, eine Angabe vergleichen, ein Format prüfen (E-Mail-Adresse, IBAN, Postleitzahl, Telefonnummer, Datum in der Zukunft) oder eine Angabe mit dem Kundenstamm abgleichen. Für Sonderfälle gibt es eine eigene Prüfung in JavaScript. Sie läuft ohne Netz, mit etwa einer halben Sekunde Rechenzeit, und gibt true oder false zurück.
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Aktionen

Was Feleo tut, der Reihe nach: ein eigenes Werkzeug aufrufen, Dringlichkeit oder Status setzen, den Fall zuweisen, ein Thema setzen oder eine interne Notiz schreiben. Die Eingaben eines Werkzeugs kommen aus den Angaben oder sind feste Werte. Schlägt eine Aktion fehl, bleiben die übrigen offen. Fehlt ein Werkzeug, legst du es mit „Neues Werkzeug anlegen …“ direkt an.
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Ergebnis

Für jeden der drei Ausgänge (erfolgreich, Prüfung nicht bestanden, Aktion fehlgeschlagen) wählst du eine Reaktion: KI-Antwort mit dem Ergebnis, Antwortbaustein senden, Rückfrage an die Person, an das Team übergeben oder ohne Antwort schließen. Dazu, wer sie ausführt: Feleo selbst, Dein Team per Klick oder Dein Team. „Aktion fehlgeschlagen“ geht immer an dein Team.
Ein Ablauf gilt, sobald du den Agenten speicherst. Unter dem Ablauf siehst du, was noch fehlt, bevor er startklar ist.

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Im Fall

In der Inbox steht in der Spalte KI „Ablauf wartet“, wenn ein Ablauf auf dein Team wartet. Im Fall zeigt die Spalte „KI-Agenten“ den Ablauf mit seinen Angaben, den Prüfungen und den Aktionen.
  • Dein Team per Klick: Du kannst die Angaben noch korrigieren. „Ausführen und antworten“ startet den Ablauf. Feleo prüft die Angaben dann noch einmal, führt die Aktionen aus und antwortet. „Nicht ausführen“ lässt den Fall bei deinem Team.
  • Ist eine Prüfung nicht bestanden, steht die Rückfrage an die Person als Entwurf zur Freigabe.
  • Feleo selbst: Der Ablauf läuft ohne Klick. Im Fall siehst du danach, was geprüft und ausgeführt wurde.
  • Dein Team: Feleo füllt die Angaben aus und prüft sie, dein Team erledigt den Vorgang selbst.
Fragt Feleo nach fehlenden Angaben, ergänzt die nächste Antwort der Person die bisherigen Angaben.

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Gut zu wissen

  • Automatisierungsstufe: Sie gilt für normale Antworten ohne Ablauf. Wer in einem Ablauf ausführt, legst du im Ablauf fest, siehe Automatisierungsstufe.
  • Kundendaten in der Antwort: Werte aus dem Kundenstamm nennt die Antwort nur, wenn der Ablauf die Legitimation prüft und sie erfüllt ist.
  • Werkzeuge: Als Aktion laufen eigene Werkzeuge, die dem Agenten freigegeben sind. Kundenstamm und Kalender nutzt der Agent weiter in normalen Antworten.
  • Werbe- und Systemmails starten keinen Ablauf.
Zuletzt geändert am 28. Oktober 2026