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Unter Einstellungen → Kommunikationskanäle → Brief richtest du einen Briefeingang ein. Du brauchst die Rolle Inhaber, um den Eingang oder den Versandanschluss zu ändern.

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Briefe empfangen

Du kannst Briefe auf drei Wegen übernehmen:
  • Hochladen: Briefeingang wählen, Betreff eingeben und den Scan übernehmen.
  • Scan-Mail: Ein verbundenes Microsoft-Postfach, die Absenderadresse deines Scandienstes und einen exakten Betreff festlegen. Standard ist LETTER. Jede angehängte Briefdatei wird ein eigener Fall.
  • API: Eine technische Anbindung kann Scans an deinen Briefeingang übermitteln. Die Importkennung schützt vor doppelter Übernahme bei Wiederholungen. Die Anbindung benötigt einen berechtigten Feleo-Zugang.
Unterstützt werden PDF, PNG, JPG und TIFF bis 10 MB. PDFs und TIFFs dürfen höchstens 20 Seiten haben. Wähle für die Texterkennung Ungarisch, Rumänisch, Deutsch oder Englisch.
Feleo nimmt keine Papierpost entgegen und scannt keine Briefe für dich. Du oder dein Scandienst liefert die digitalen Dateien. Die Texterkennung kann Fehler machen, insbesondere bei schlechter Scanqualität oder Handschrift.

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In der Inbox bearbeiten

Nach der Texterkennung erscheint der Brief als eigener Fall. Der zuständige Agent kann ihn zusammenfassen, Angaben herauslesen und eine Antwort entwerfen. Das geschützte Original kannst du am Fall herunterladen. Ein Treffer im Kundenstamm ist ein Hinweis zur Prüfung. Die Adresse des Scandienstes ist nicht die Identität des Briefschreibers. Prüfe Kundenzuordnung, Inhalt und Empfängeranschrift anhand des Originals. Ist ein Scan nicht lesbar, zeigt Feleo den Fehler unter „Letzte Eingänge“. Dort kannst du die Texterkennung wiederholen. Ist der Agent pausiert, bleibt der Fall beim Team.

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Antworten zum Versand freigeben

Für echten Postversand brauchst du einen angebundenen Druck- oder Versanddienstleister. Ein eingerichteter Briefeingang allein verschickt noch keine Briefe.
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Antwort bearbeiten

Prüfe und ergänze den Antwortentwurf im Fall.
2

Empfänger prüfen

Öffne „Briefantwort zum Versand freigeben“ und trage die vollständige Postanschrift ein.
3

Freigeben

Bestätige, dass du Adresse und Antwort geprüft hast. Wähle „Brief zum Versand freigeben“.
Der Versandanschluss erhält Absender, Empfänger, Betreff und Brieftext. Dein Dienstleister übernimmt Briefgestaltung, Druck und Postaufgabe. Der Inhaber richtet den Anschluss und die Absenderadresse im Briefeingang ein. „Vom Versanddienstleister angenommen“ bedeutet noch nicht „zugestellt“. Feleo zeigt die bestätigte Dienstleisterreferenz. Eine Zustellgarantie oder Einschreiben-Verfolgung ist damit nicht verbunden. Ist die Übergabe unklar, sendet Feleo nicht automatisch erneut. Ein Inhaber prüft den Auftrag beim Dienstleister und klärt ihn über „Übergabe klären“. So vermeidest du doppelte Briefe.

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Teamrechte

Briefeingänge gehören in der Teamverwaltung zum Bereich „E-Mail und Briefpost“. Die Einschränkungen gelten auch für Originaldateien und Versand. Wird jemandem der Bereich entzogen, werden noch wartende Versandaufträge dieser Person gestoppt. Explizit zugewiesene Fälle folgen der bestehenden Zuweisungsregel.

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Aktuelle Grenzen

  • Briefantworten werden manuell freigegeben; kein automatischer Postversand.
  • E-Mail-Werkzeugfreigaben lösen keine automatischen Änderungen in Kundensystemen durch einen Brief aus.
  • Eine Scan-Datei entspricht einem Brief. Mehrere Briefe in einem Sammelscan werden nicht automatisch getrennt.
  • Für Brieforiginale gibt es hier keine automatische Löschfrist.
Zuletzt geändert am 30. Oktober 2026