Büroübersicht und Monatsarbeit
Die Büroübersicht zeigt den gewählten Arbeitsmonat: Mandanten mit Vorgängen, ausstehende Rückmeldungen, Büroprüfungen und abschließbare Vorgänge. Ein Klick öffnet die passende Auswahl. Die Zahlen kommen aus gespeicherten Vorgängen, nicht aus angenommenen Einsparungen oder einem unverbundenen Buchhaltungsprogramm. Unter „Monatsarbeit“ wählst du Monat, Bearbeitungsstand oder einen Mandanten über die Suche. Der Bürotermin ist ein selbst festgelegtes Planungsdatum, keine automatisch ermittelte gesetzliche Abgabefrist.Einen Vorgang beginnen
- Vom Büro aus: „Vorgang anlegen“ → Mandant, Arbeitsmonat, Bürotermin, Vorgangsart und bestätigte Unterlagenliste eintragen. Eine Büronotiz ist optional. Dadurch entsteht ein interner Vorgang; es wird keine Nachricht versendet.
- Aus einer eingegangenen Nachricht: Fall in der Mandantenpost öffnen und rechts „Monatsvorgang zuordnen“ wählen. Die Originalnachricht bleibt unverändert.
- Über „Monat & Liste bearbeiten“ passt du die Zuordnung an. Gleichzeitige Änderungen werden geprüft; eine veraltete Liste überschreibt keinen neueren Stand.
Unterlagen nachhalten
Jeder Listenpunkt hat einen Stand:
Die Liste und diese Markierungen pflegt dein Büro. Eine Nachricht oder ein Upload allein bestätigt nicht automatisch Vollständigkeit oder fachliche Richtigkeit.
Mit „Auf Rückmeldung warten“ markierst du einen wartenden Vorgang. „Anforderung erneut prüfen“ holt ihn zurück zur Vorbereitung. Das sind interne Bearbeitungsstände, keine Versandbestätigungen.
Eine Restliste vorbereiten
Wähle Deutsch oder Ungarisch unter „Entwurfssprache“, dann „Restliste in Entwurf übernehmen“. Die Vorlage nennt nur noch fehlende Punkte. Gespeicherte, unverändert erzeugte Restlisten werden bei neuen Eingangsmarkierungen angepasst; selbst bearbeitete Antworttexte bleiben zur Prüfung erhalten. Prüfe Empfänger, Sprache und Inhalt vor einem Versand. Die Vorlagen sind eine Textaufbereitung, kein Anbieterabruf und kein Nachweis, dass Unterlagen angefordert wurden. Von Hand angelegte Vorgänge erhalten dadurch noch keinen unterstützten E-Mail-Versandweg. Antworten aus tatsächlich verbundenen Mailfällen folgen dem bestehenden E-Mail-Versand.Abschließen und erneut öffnen
Sind alle benötigten Listenpunkte geprüft, erscheint „Vorgang abschließen“. Bei einer reinen Rückfrage ohne Liste bestätigt dein Büro die Klärung ausdrücklich. Mit „Büroprüfung wieder öffnen“ lässt sich weiterarbeiten. Mailstatus und Monatsarbeit sind getrennt. Eine beantwortete Mail schließt offene Monatsarbeit nicht automatisch ab. Ein abgeschlossener Vorgang bestätigt weder eine Buchung noch eine Abgabe im Fachsystem.Mandanten, Agenten und Systeme
- Beim Mandanten siehst du zugehörige Monatsvorgänge und den Nachrichtenverlauf.
- Büroaufgaben verlinken ihren Vorgang; eine erledigte Einzelaufgabe ersetzt nicht die Prüfung der gesamten Unterlagenliste.
- Agenten erhalten Aufgaben, Wissen und Aktionen über die vorhandenen Freigaben und Abläufe.
- Mandantenstamm, Postfach und Fachsystem werden getrennt eingerichtet. Ein Teststamm oder eine erwähnte Softwaremarke ist keine echte Anbieteranbindung.